DESARROLLO DE UN SISTEMA DE GESTION DE BODEGAS”

DESARROLLO DE UN SISTEMA DE GESTION DE BODEGAS”
1
FMendoza,
2
STomalá, ³ GGalio
Facultad de Ingeniería en Electricidad y Computación, Licenciatura en Sistemas de Información
Escuela Superior Politécnica del Litoral
Campus Gustavo Galindo Km. 30.5 Vía Perimetral
Apartado 09-01-5863, Guayaquil - Ecuador
1
fmendoza99@hotmail.com,
2
tomalasandra@hotmail.com,
3
ggalio@espol.edu.ec
Resumen
Ante la gestión inadecuada del inventario, la baja de las existencias de inventario puede dar lugar a
consumidores descontentos o pobre tiempo de producción. La empresa toma las ventajas de la solución de una
gestión de bodegas verán inmediatamente, los beneficios de esta solución. Las empresas que tienen un firme
control de su inventario conocen su valor comercial, el valor de su producto, lo que los productos necesitarán en el
futuro y precisamente la cantidad de producto que se necesita. Las empresas que tienen una comprensión de su
inventario también encuentran que en el futuro nunca necesitarán de espacio adicional de almacenamiento.
Conocer el valor de una empresa a través de un sistema informático, como soporte a la toma de decisiones, ayuda
a la empresa para determinar el control  global de sus productos. En verdad, al igual que los bienes básicos que
forman parte de la empresa vale la pena también hacer el inventario de lo que posee una empresa. Con el fin de
comprender el valor total de una empresa, un gestor de almacén y una gestión de inventario son importantes.
Palabras Claves: Gestión de Bodega. Sistema de Gestión para toma decisiones. Control de Inventarios.
Abstract
Given the inadequate management of inventory, low stock of inventory can result in unhappy consumers or poor
production time . The company takes advantage of a management solution cellars will immediately see the benefits
of this solution. Companies that have firm control of their inventory know their market value, the value of your
product, what products they need in the future and precisely how much product you need. Companies that have an
understanding of their inventory also find that in the future will never need additional storage space. Knowing the
value of an enterprise through a computer system, which support the decision-making, helps the company to
determine the overall control of their products. Indeed, as commodities that are part of the company also
worthwhile to take stock of what you own a business. To understand the value of a company, a manager of
warehouse and inventory management are important.
Palabras Claves: Warehouse management. Management system makes decisions. Inventory control.1. Antecedentes
Agrícola Santa María   tuvo muchas
discrepancias en la administración de su bodega,
existiendo  problemas en sus saldos de ítems, su
sistema actual esta FoxPro para D.O.S., sus
archivos solían dañarse por apagones de energía o
manipulación de los usuarios.
Entre las alternativas de solución están:
Compra e implementación de un sistema
del mercado como Mónica, Money.
Implementación de un sistema para la
gestión de la bodega, a la medida del
cliente.
Para esta segunda  alternativa, se propone un
Sistema de Gestión de Bodega, el cual
proporcionaría controles administrativos y saldos
actualizados, desarrollado por  la  empresa. Estará
en base de datos SQL Server y como Front End
Visual Foxpro por cuanto la empresa dispone de
este software y sus respectivas licencias.
2. Levantamiento de requerimiento
2.1.  Análisis previo
La empresa desde sus inicios llevó su
administración de bodegas en forma manual,
mediante una orden (verbal o escrita) de ingreso y
egreso de artículos, el cliente (supervisor, gerente)
solicita su producto, le elaboran la nota de ingreso o
egreso de bodega.
Luego adquirió un sistema desarrollado en FOX
bajo D.O.S., el cual no proporcionó a los usuarios
los beneficios que ellos esperaban ya que existía
información que no es confiable y no llenaba las
expectativas de los usuarios.
Cuando necesitan revisar el stock de cada
producto, la gerencia solicita al encargado de
bodega, que revisen la mercadería faltante para lo
cual tienen que ir a bodega y contar, de uno en uno
los productos para realizar el pedido de algún
faltante.
2.2. Descripción del problema
Entre los principales problemas  encontrados se
determinaron los siguientes:
Operaciones Manuales.
Inconsistencia de Información.
Discrepancias en la administración de las
bodegas.
Imposibilidad de crecimiento.
Fallas en el sistema actual
No confiabilidad, ni consolidación de
información.
2.3. Actividades primarias
Figura 1. Figura de actividades primarias
2.4. Función crítica del sistema
No constituye una herramienta de soporte a la
logística operativa en la toma de decisiones,
respecto a los productos existente, afectando la
producción y la imagen de la empresa.
2.5. Tipos de requerimientos
Los siguientes puntos son los requerimientos
puntuales realizados por las personas que participan
directamente  en los procesos de las bodegas de la
empresa,  lo cual  ayudó a que  el sistema  pueda  a
través de sus procesos  tener las opciones reportes
consultas y proceso que realmente necesitan para
poder realizar su trabajo de una mejor manera.
Entre los principales destacan:
Control de egresos de inventarios a través
de órdenes de compra.
Control de los ingresos de inventarios.
Control de los egreso de inventarios.
Obtener saldos actualizados a la fecha.
Presentar saldos actualizados.
Obtener saldos por bodegas.
Información de productos, bodega y líneas
existentes.
Presentación  de Información
administrativa y de bodega.
Administración de productos, líneas,
bodegas, usuarios.
2.6. Alcance del proyecto
En el alcance del proyecto detallamos los
siguientes:Abarca los asuntos generales de cadena de
la logística integral como herramienta
competitiva.
Estudio desde la adquisición de los
productos  desde el proveedor hasta su
colocación efectiva en las bodegas.
Cubre el manejo del inventario del
producto  desde el proveedor hasta la
entrega del producto.
Disponibilidad de saldos al día.
Información actualizada de los diferentes
movimientos que maneja la bodega.
Confiabilidad de datos.
Disponibilidad de información para toma
de decisiones
.
2.7. Beneficios
Consolidar datos de todas las bodegas en
una sola base de datos.
Información de inventarios por bodegas o
por líneas de artículos.
Optimizar el tiempo del bodeguero,
transacciones manuales.
Ahorro de tiempo, papel, personal.
2.8. Funciones agregadas
Registrar diferentes tipos de documentos.
Información de stock minino.
Información mediante fechas y filtros.
Adaptado a necesidades de las otras
empresas.
Podrá manejar grandes volúmenes de
información.
3. Requerimientos de hardware y software
Para la  puesta en producción se necesitaron
ciertos requerimientos, de hardware y software los
cuales fueron  necesarios para la implementación
del sistema; abarcando los equipos para el grupo de
implementación, los servidores de servicios y datos,
y los equipos de usuarios.
3.1. Requerimientos de hardware
La empresa contaba ya con los equipos
necesarios para la implementación del sistema y su
puesta en producción.
3.2. Requerimientos de software
Microsoft Server 2005 SQL Express.
Microsoft Office o superior.
Windows 2000 Server o superior.
3.3. Estimación de costos y tiempo
El  desarrollo del sistema generó los siguientes
costos, considerando la plataforma, en la que fue
desarrollado e implementado el sistema, es
software con los que la empresa ya contaba con sus
licencias. Se detallan los costos y tiempos:
Tabla 1. Tabla de resumen de costos
4. Análisis y diseño del programa
Se especifican:
Pantallas funcionales.
Se detallan las respectivas funciones que
cumple cada pantalla funcional en el
sistema.
Procesos generales y  narrativas.
Se encuentran los procesos de la bodega y
su respectiva narrativa detallando cada
paso.
Diseño de la base de datos.
Se explica  cómo está estructurada la base
de datos con sus modelos Entidad
Relación.
o Relaciones entre tablas.
o Modelo lógico y físico.
o Diccionario de datos.
Proceso de pruebas e implementación5. Proceso de pruebas e implementación
5.1.  Metodología de pruebas
La metodología se  estructuró en cuatro etapas:
Pruebas Unitarias, Pruebas de Integración, Pruebas
del Sistema, Puesta en producción, que están
compuestas por una serie de actividades que las
personas responsables de las pruebas ejecutaron en
el proceso.
5.2. Estructura del plan de pruebas
5.2.1  Pruebas unitarias. En esta actividad se
realizaron las pruebas unitarias de cada uno de los
componentes del Sistema de Gestión de Bodegas,
una vez codificados, con el objeto de comprobar
que su estructura es correcta y que se ajustan a la
funcionalidad establecida.
En el plan de pruebas quedó definido el entorno
necesario para la realización  de cada nivel de
prueba, así como las verificaciones asociadas a las
pruebas unitarias, la coordinación y secuencia a
seguir en la ejecución de las mismas y los criterios
de registro y aceptación de los resultados.
Tarea 1: Preparación del entorno de pruebas
unitarias. Se prepararon todos los recursos
necesarios para realizar las pruebas unitarias de
cada uno de los componentes del sistema de
Gestión de Bodegas.
Para ello, se aseguro la disponibilidad del
entorno y de los datos necesarios para ejecutar estas
pruebas, se prepararon las bibliotecas o librerías
oportunas para la realización de las mismas, así
como los procedimientos manuales o automáticos
necesarios, conforme a la especificación del
entorno definida en el plan de pruebas.
Tarea 2: Realización y evaluación de las
pruebas unitarias. El objetivo de esta tarea fue
comprobar el correcto funcionamiento de los
componentes del sistema de información,
codificados, conforme a las verificaciones
establecidas en el plan de pruebas para el nivel de
pruebas unitarias, en la actividad Especificación
Técnica del Plan de Pruebas.
Para cada verificación establecida, se realizaron
las pruebas con los casos de pruebas asociados,
efectuando el correspondiente análisis y evaluación
de los resultados, y generando un registro conforme
a los criterios establecidos en el plan de pruebas.
Además, se analizaron los resultados de las
pruebas unitarias, evaluándose las mismas para
comprobar que los resultados son los esperados.
Cuando los resultados no fueron los esperados se
procedió a realizar las correcciones pertinentes.
5.2.2. Pruebas de integración. El objetivo de las
pruebas de integración fue verificar si los
componentes o subsistemas interactuaron
correctamente a través de sus interfaces, tanto
internas como externas, cubriendo la funcionalidad
establecida, y ajustando a los requisitos
especificados en las verificaciones
correspondientes.
La estrategia a seguir en las pruebas de
integración se estableció en el plan de pruebas,
dónde se tuvo en cuenta el plan de integración del
sistema de información.
5.2.3.  Pruebas del sistema. El objetivo de las
pruebas del sistema fue comprobar la integración
del sistema de información globalmente,
verificando el funcionamiento correcto de las
interfaces entre los distintos  subsistemas que lo
componen y con el resto de sistemas de
información con los que se comunica.
En la realización de estas pruebas fue importante
comprobar la cobertura de los requisitos, dado que
su incumplimiento pudo comprometer la aceptación
del sistema por el equipo de operación responsable
de realizar las pruebas de implantación del sistema,
que se llevaron a cabo en el proceso Implantación y
Aceptación del Sistema.
5.2.4.  Puesta en producción. Responsable de
producción:
Coordinador de Redes y Comunicaciones.
Coordinador de Soporte Técnico.
Coordinador de Sistemas
Personal Clave
Una vez determinado que todos los
requerimientos se cumplieron con satisfacción
además de  pasar las respectivas pruebas de control
de calidad se procedió a la puesta en producción del
sistema, para ello se realizaron los siguientes pasos:
Se procedió a instalar la base de datos en el
servidor, que cuenta con Microsoft SQL 2000
server, para lo cual se debió restablecer la base
hecha en desarrollo
Se procedió a ingresar los  datos reales de la
empresa, como productos, bodegas, clientes,
proveedores, notas de ingreso, notas de egreso.
Se procedió a realizar el cálculo de saldos
Se procedió a revisar los saldos en base al
listado del sistema
Una vez realizadas las tareas de puesta en
producción se ingreso desde cualquier computador
de la red local al sistema.5.3. Planes de contingencia
Es de vital importancia asegurar la continuidad
del procesamiento de aplicaciones críticas y
servicio de procesamiento de datos, además para
minimizar el impacto económico de una
interrupción extensa del servicio de procesamiento
de datos en el evento de un desastre.
5.3.1.  Objetivo general.  Establecer los
procedimientos necesarios ante la ocurrencia de
eventos no favorables y poder garantizar un nivel
óptimo de disponibilidad de los sistemas de
información y la respectiva sobrevivencia de la
empresa en caso de ocurrir un siniestro.
5.3.2. Objetivos específicos.
Determinar y clasificar las operaciones
enfocándonos a la parte de sistemas que
son criticas para la empresa.
Identificar los ambientes operativos de red
y conexiones en general que se vean
afectadas en caso de posibles siniestros.
Definir el plan de los eventos activadores
que el usuario en coordinación con la parte
del departamento de sistemas deben
operar.
Coordinar y establecer los controles
necesarios que permitan el adecuado
mantenimiento de los proceso de la
empresa.
5.3.3. Responsables de la elaboración del plan de
contingencia. El grupo de trabajo y los roles
asignados  respectivamente se establecieron con la
siguiente estructura:
Coordinador de Redes y Comunicaciones.
Coordinador de Soporte Técnico.
Coordinador de Sistemas
Personal Clave
5.3.4. Eventos  que pueden afectar a la empresa
en la parte informática. Identificación de
Amenazas:
Desastres naturales.
Incendio
Corte de energía
Falla de la red de voz y datos
Fallas en hardware o software
Sabotaje o daño accidental
Vandalismo y manifestaciones
5.3.5 Distribución del plan. Se distribuyó el plan
al personal  involucrado un ejemplar del Plan de
Contingencia, de acuerdo a los procedimientos en
los que participó y se elaboró una lista del personal
al que le fue entregado un ejemplar del mismo.
6. Conclusiones y recomendaciones
6.1 Conclusiones
El sistema  soporta el crecimiento de la
empresa.
La base de datos seleccionada maneja
grandes volúmenes de información lo cual
permite menor tiempo de respuesta en las
transacciones.
Permite eficiencia en el manejo de los
artículos.
El sistema puede ser implementado en las
demás empresas de la corporación.
El ambiente del sistema es de agrado a los
usuarios.
Tiempos de respuesta más rápidos.
Confiabilidad en  la información que se
presenta.
6.2 Recomendaciones
Para un mejor funcionamiento del sistema,
deberán considerarse las siguientes observaciones:
Permita imprimir los saldos de ítems de
todos  los meses del año en un consolidado.
Permita imprimir los saldos de líneas de
todos los meses del año en un consolidado.
Incorporar lectores de código de barra para
agilizar el ingreso de datos al sistema.
Incorporar la generación de diarios
contables de los movimientos de ingreso.
Incorporar la generación de diarios
contables de movimientos de egresos.
Se deberá modelar la ubicación de los
productos en bodega.
Enlazar todas las bodegas de las empresas
de la corporación para tener una base de
datos centralizada, para obtener información
consolidada.7.  Referencias
[1]  F. Mendoza, S. Tomalá,  “Desarrollo de un
Sistema de Gestión de Bodegas”, (Tesis,
Licenciatura en Sistemas de Información (LSIFIEC), Escuela Superior Politécnica del Litoral,
2010).
[2] Manejo de Inventario  - Gestión de Inventario,
Inventario, gestión de inventario de negocios, serie
de innovadoras soluciones de gestión de
inventario.mht
[3] Ingeniería de software, sistemas de gestión, en
http://www.insoftweb.com/
[4] Sistemas de Inventarios, tipos de sistemas, en
http://www.gerencie.com/sistema-de-inventariosperiodico.html
M. Sc. Gustavo H. Galio Molina
Director del Proyecto